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| 電子カルテで管理するデータ |
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| 前回、前々回は、カルテ２号紙への記載データ（主訴・所見［左側］、診療行為内容［右側］、病名）の入力方法について説明させて頂きましたが、今回は、２号紙記載データ以外のデータの管理方法や、データのバックアップの方法、または保存義務期間（診療終了より５年間）を過ぎたデータの扱いについて、ご説明致します。 |
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| ２号紙記載データ以外のデータ管理 |
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１）医用画像
フイルムレス運用をされる場合や、データ発生量が多い場合は、別途ＰＡＣＳ（医用画像ファイリングシステム）を導入され、そちらでデータ管理される方が良いでしょう。電子カルテとこれらシステムとの連携は、メーカー間の実績の有無により対応方法が大きく異なりますので、事前に十分ご確認ください（詳細は次号でご説明します）。 |
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２）臨床検査結果
大部分の検査センターがＦＤやオンライン配信等で汎用的なフォーマットのデータを提供することができ、電子カルテではそのデータを取込みます（検査報告書の保管は必要）。検査を委託される検査センターに事前に汎用フォーマットでのデータ提供を依頼する必要があります。 |
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３）文書
他院より提供された文書はスキャナで読取ることにより（文書自体の保管は必要）、電子カルテ端末より参照することができます。また他院への紹介状を作成する場合は、電子カルテに入力されたデータ（患者属性情報、病名・投薬データ等）を転記して、簡単にすばやく文書を作成することができます（そのデータを控えとして電子カルテ上で管理します）。電子カルテで作成する文書については、予めパターン毎に雛形を作成しておく必要があります。もちろん、１〜３は電子化しない、あるいは段階的に電子化する、といった運用も可能です。 |
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| データのバックアップと待避の方法 |
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電子カルテに登録された極めて重要なデータは、万全を期して二重三重にバックアップを取ることをお勧めします。
以下はあくまでもその運用例です。 |
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【日々の作業】
１）カルテ登録保存のタイミングで、都度そのカルテデータを電子カルテサーバ以外のハードディスク領域に保存します。
２）電子カルテの終了（電源ＯＦＦ）時に、カルテ記載データと、画像や文書の本日追加分のデータを、電子カルテサーバ
内の別エリアにバックアップをとります。
【週１度の作業】
３）カルテ記載データを「１」とは別の、ＤＶＤ等の別媒体に保存します。
【月１度の作業】
４）全データをハードディスクごと、バックアップ用のハードディスクにコピーします。 |
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また、法で定められた保存義務期間（診療終了より５年間）を過ぎたデータは、必要に応じてＤＶＤ等の別媒体に待避させます。そしてこのデータを参照する時は、該当ＤＶＤを装着してデータを参照します。こうした方法により殆ど参照することの無い何年も前のカルテデータに電子カルテシステムが圧迫されること無く、運用することが可能となります。
電子カルテのデータ管理は、ユーザ様の自己責任の範疇になります。各々の診療所様の方針や運用方法をもとに、“何をどこまでどのように管理するか”を十分に検討することが肝要です。
さて次回は、電子カルテと院内周辺機器との連携についてご説明致します。 |
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| 著者：メディコムビジネスユニット 医科システム部 主任企画員 得能 稔 |
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| MD 2006年5月号（株式会社クリニックマガジン）より抜粋 |
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